Máte s.r.o.? Co s blížícím se koncem lhůty na přizpůsobení se Zákonu o obchodních korporacích?

Víme, jak na to. Vzory smluv uvnitř článku!

Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, („ZOK“) a zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, („NOZ“), které vstoupily v účinnost od 1. 1. 2014, ukládají obchodním korporacím založeným před 1. 1. 2014, tedy i společnostem s ručením omezeným, splnění některých povinností. Co v současnosti probíhá v médiích, bych nazvala horečkou, která vybízí společnosti, aby do konce června nechaly zrevidovat své společenské smlouvy, přizpůsobily je ZOK a podřídily se úpravě ZOK jako celku.

Důsledkem toho je, že sehnat notáře, který má do konce června čas na úpravu společenské smlouvy formou notářského zápisu, která je pro tento krok nezbytná, je velmi komplikované. Situace však není dle mého názoru tak dramatická, jak ji někteří popisují.

V tomto článku se budu věnovat zejména praktickým otázkám a pokusím se poskytnout návod, jak co nejefektivněji dostát povinnostem stanoveným oběma zákony. Níže uvedené se vztahuje zejména na společnosti s ručením omezeným.

Změna společenské smlouvy společnosti s ručením omezeným

Ustanovení společenských smluv nebo stanov (dále společně jen „společenská smlouva“), která byla v rozporu s donucujícími ustanoveními ZOK, zákon k 1. 1. 2014 zrušil. ZOK v této souvislosti ukládá obchodním korporacím upravit společenské smlouvy tak, aby odpovídaly donucujícím ustanovením ZOK.

Jaké jsou případy, které mohou u společností s ručením omezeným nastat?

1. Společnost nemá žádná ustanovení ve společenské smlouvě, která by odporovala donucujícím ustanovením ZOK. Tato společnost nemusí společenskou smlouvu měnit. Troufnu si říci, že takových společností bude většina.
2. Společnost má ve společenské smlouvě ustanovení, která jsou v rozporu s donucujícími ustanoveními ZOK a jedná se o ustanovení, která je možno ze společenské smlouvy vypustit, aniž by bylo nutno je nahradit ustanoveními jinými proto, že se nejedná o ustanovení, která musí být dle zákona povinně součástí společenské smlouvy a společnosti vyhovuje zákonná úprava dané problematiky. Ustanovení, která byla v rozporu s donucujícími ustanoveními ZOK byla k 1. 1. 2014 zákonem zrušena. Zrušená ustanovení je nutno ze společenské smlouvy pouze vypustit, není možno je však v tomto případě nahradit jinými ustanoveními. Společnost je povinna úplné znění společenské smlouvy založit do 1. 7. 2014 do sbírky listin obchodního rejstříku. Úplné znění společenské smlouvy vyhotoví a podepíše jednatel/jednatelé společnosti. Forma notářského zápisu není v tomto případě nutná.
3. Ve společenské smlouvě společnosti chybí ustanovení, která ZOK vyžaduje, případně má společnost ve společenské smlouvě ustanovení, která jsou v rozporu s donucujícími ustanoveními ZOK. Ustanovení společenské smlouvy, která byla v rozporu s donucujícími ustanoveními ZOK, byla k 1. 1. 2014 zákonem zrušena. Ustanovení, která není možno ze společenské smlouvy vypustit bez náhrady ať už proto, že jde o údaje, které musí být dle zákona povinně součástí společenské smlouvy, nebo proto, že společníci požadují úpravu odlišnou od zákona v případech, kde je to možné, je nezbytné formou změny společenské smlouvy nahradit. Ustanovení, která ve společenské smlouvě chybí, ačkoli je ZOK vyžaduje, je nutno doplnit. Změna společenské smlouvy je v tomto případě možná pouze formou notářského zápisu. V rámci notářského zápisu vyhotoví notář i úplné znění společenské smlouvy, které pak společnost založí do sbírky listin obchodního rejstříku.

Důsledky nesplnění povinnosti založit aktualizovanou společenskou smlouvu do sbírky listin

Obchodní korporace uvedené výše pod body 2. a 3. jsou povinny své společenské smlouvy přizpůsobit ZOK do 1. 7. 2014 a upravenou společenskou smlouvu založit do sbírky listin, pokud tak neučiní, vyzve je k tomu soud. Pokud společnost svou povinnost nesplní ani na základě výzvy soudu ve stanovené dodatečné lhůtě, může ji soud zrušit a nařídit její likvidaci.

Nedodržení výše uvedené povinnosti společností nemá tedy bezprostřední fatální následky. Společnosti, kterých se povinnost vyhotovit úplné znění společenské smlouvy týká, a kterých je dle mého názoru menšina, budou mít po případné výzvě soudu čas své společenské smlouvy změnit. Domnívám se, že bezprostředně po 1. 7. 2014 nelze očekávat, že by rejstříkový soud začal hromadně vyzývat zapsané společnosti ke splnění jejich zákonné povinnosti. I přesto je však nutno věnovat této věci náležitou pozornost a péči a společenské smlouvy přizpůsobit ZOK.

Podřízení společnosti ZOK

Společnosti založené před účinností ZOK, tedy před 1. 1. 2014 se mohou do dvou let od nabytí účinnosti ZOK, tj. do 1. 1. 2016, rozhodnout, že podřídí svůj chod ZOK. Tyto společnosti musí změnit společenskou smlouvu formou notářského zápisu, uvést ji do souladu se ZOK, založit do sbírky listin a nechat zapsat do obchodního rejstříku, že se podřídily ZOK. Pro společnosti, které se ZOK jako celku nepodřídí, budou platit donucující ustanovení ZOK, v ostatním se však budou nadále řídit obchodním zákoníkem.

Bude důležité pečlivě zvážit, zda se vyplatí nechat vnitřní chod společnosti podřízen obchodnímu zákoníku, či tzv. optovat pro ZOK. Domnívám se, že bude pro výraznou většinu společností do budoucna výhodnější podřídit svůj chod ZOK. Ponechání společnosti v režimu obchodního zákoníku by mohlo vést k výkladovým potížím ohledně toho, který z obou zákonů se bude na danou situaci aplikovat, a následně k právní nejistotě.

Rozhodne-li se společnost podřídit svůj chod ZOK, bude muset svou společenskou smlouvu změnit. V tomto případě doporučuji z důvodu časové a zejména finanční úspory vynechat fázi přizpůsobení stávající společenské smlouvy ZOK, ale rovnou přijmout rozhodnutí o podřízení se ZOK jako celku a zároveň změnit odpovídajícím způsobem společenskou smlouvu.

Kdy musí společnost s ručením omezeným změnit společenskou smlouvu?

Zda společnost musí měnit společenskou smlouvu či nikoliv, záleží na tom, zda společenská smlouva obsahuje všechny náležitosti, které vyžaduje zákon, jak již bylo uvedeno.

Níže naleznete nejčastější příklady, kdy je změna nezbytná. Je však nutno si uvědomit, že společenské smlouvy mohou obsahovat nespočet různých ustanovení a poskytnout obecný návod není možné. Pokud se tedy společnost rozhodne nepodřídit svůj chod ZOK jako celku, je nutno stávající společenskou smlouvu projít a posoudit soulad jejích ustanovení se ZOK.

1. Pokud společenská smlouva neobsahuje konkrétní počet jednatelů, bude nutné ji změnit. ZOK vyžaduje uvést konkrétní počet jednatelů ve společenské smlouvě.
2. Ve společenské smlouvě je uvedeno, že společnost vytváří rezervní fond a už ho nadále tvořit nechce.  Dle ZOK již společnost s ručením omezeným nemusí povinně rezervní fond vytvářet.

Doporučuji společnostem s ohledem na výše uvedené následující postup:

• Oslovit notáře nebo advokáta se žádostí, aby upravil jejich společenskou smlouvu tak, aby odpovídala ZOK.
• Podřídit svůj chod ZOK. Nechat sepsat notářský zápis, ve kterém společníci rozhodnou o podřízení chodu společnosti ZOK a přijmou změněnou společenskou smlouvu.
• Rozhodnutí nechat zapsat do obchodního rejstříku a společenskou smlouvu založit do sbírky listin.
• Rozhodnutí o podřízení se ZOK může společnost přijmout v zásadě kdykoli do 1. 1. 2016, s ohledem na možné výkladové nejasnosti při současném uplatnění obchodního zákoníku a ZOK však doporučuji zbytečně neotálet.
• Pokud by rejstříkový soud vyzval společnost k uvedení společenské smlouvy do souladu se ZOK, je nutno výzvě ve stanovené lhůtě vyhovět!

Náležitosti webových stránek

Má-li společnost s ručením omezeným zřízeny internetové stránky, je povinna od 1. 1. 2014 na nich zveřejňovat dle § 7 odst. 2 a 3 ZOK a § 435 NOZ tyto údaje:

• jméno a sídlo
• údaj o zápisu do obchodního rejstříku včetně oddílu a vložky
• identifikační číslo

Stejné údaje je společnost povinna uvádět i na svých obchodních listinách.

Při nesplnění uvedené povinnosti může soud společnost ke splnění vyzvat. Pokud by společnost na tuto výzvu nereagovala, mohl by jí rejstříkový soud uložit pokutu až do výše 100 tis. Kč. 

Smlouva o výkonu funkce jednatele

Společnosti jsou povinny přizpůsobit stávající smlouvy o výkonu funkce jednatele do 1. 7. 2014. ZOK. Pokud společnost své zákonné povinnosti nedostojí, platí, že je výkon funkce bezplatný. Totéž platí, pokud, není odměňování ve smlouvě sjednáno v souladu se ZOK. Náležitosti smlouvy o výkonu funkce jsou zakotveny v § 60 ZOK a jedná se např. o určení pravidel pro výplatu zvláštních odměn a podílu na zisku, vymezení všech složek odměny včetně určení jejich výše atd. Tyto požadavky je nutné dodržet při uzavírání nových smluv o výkonu funkce po 1. 1. 2014 a rovněž je nutno zrevidovat i smlouvy uzavřené před tímto datem. Smlouva musí být písemná a schvaluje ji v případě s.r.o. valná hromada. Doporučuji, aby valná hromada schválila již uzavřenou smlouvu a její kopii k zápisu přiložila.

Pokud společnost odměňuje jednatele a nemá tuto odměnu podloženou platnou smlouvou o výkonu funkce, měla by být smlouva o výkonu funkce uzavřena.

Vzor smlouvy o výkonu funkce jednatele naleznete zde. Upozorňuji, že se jedná o jeden z možných způsobů řešení dané problematiky. Předložený vzor nemusí být vhodný pro řešení každé situace a nemusí odpovídat potřebám každé společnosti či jednatele. Pokud vzor vašim potřebám nevyhovuje, doporučuji konzultovat záležitost s advokátem.

Vzor rozhodnutí valné hromady naleznete zde.

Smlouva o výkonu funkce jednatele – specifika jednočlenné společnosti

Smlouvu mezi jednočlennou společností, kdy jediný společník je zároveň jednatelem, a tímto jednatelem je nutno dle § 13 ZOK uzavřít písemně s úředně ověřenými podpisy. To neplatí, je-li smlouva uzavřena v rámci běžného obchodního styku a za podmínek v něm obvyklých.

Působnost valné hromady vykonává tento společník. Doporučuji, aby společník schválil již uzavřenou smlouvu a její kopii k rozhodnutí přiložil.

Vzor rozhodnutí jediného společníka naleznete zde.

JUDr. Hana Šonková, advokátka